小企业如何做外贸？首先需要注意的就是自身外贸业务流程如何。对于这一方面的考虑，可能很多外贸企业在业务流程方面大同小异，但是面对具体不同类型的以及不同管理方式的企业，我们在落实到具体工作细节上就会产生差异。其中对于各类工作流程严格的企业，仅仅依靠人工操作产生失误的几率也会增加，因此选择一款比较适合中小企业自身的管理系统可以规范工作流程、提高工作效率。但需要注意的就是一定要根据自身需求来进行选择，毕竟适合自己的才是最好的。

 

多数中小型外贸企业，在刚开始主要是以客户开发和跟进为主，各方面资源都比较少，企业管理起来相对简单。但是后续发展起来之后，其公司的产品、供应商、货物出入库、生产、财务等等大量增加，都需要一款灵活性和扩展性都比较不错的外贸ERP软件才能更好的协助管理运营。中小型外贸企业ERP可以帮助企业良好的过渡。

 

对于大企业而言，由于自身企业人员过多，对于协作方面要求比较多，这时我们在选择外贸ERP软件的时候，如果这款软件灵活性和扩展性好一些的话，是极其有利于企业未来的扩展和发展的。将企业与客户之间的大量散乱的沟通信息（客户名片、邮件、传真、快件、样品等）进行集中有序管理，极大地提高了系统的易用性和工作效率。

 

外贸ERP系统对于企业的作用

系统的作用简单来说，就是进入整个企业的各个流程，每个流程中，ERP系统都可以帮助企业细化数据，让用户去了解每个流程中需要解决和发现的问题。随着外贸公司业务的不断扩张，企业需要对接的数据越来越多，即从策划、设计、销售、到供应商、客户体验以及客户回访的一个完整的数据整合ERP系统。通过系统分析产品的市场前景，从而提高客户体验，为企业带来更大效益。

 

ERP系统可以帮助外贸企业及时、准确地掌握客户订单信息，经过对数据的加工处理和分析对市场前景和产品需求做出预测，同时，把产品需求结果反馈给生产部门，并及时对收集用户反馈，整合整条生产链的数据，并真正实现零库存，极大减少资金占用。

 

操作价值高的外贸ERP软件

 

1.客户管理

1）通过客户等级筛选，合理的指定跟踪方案。把精力和时间放在最有价值的客户上。系统客户类型可任意设定，确保各部门人员（包括内贸、采购）都可使用系统管理客户资料；

 

2）30多项参数和图片，可为客户建立详尽身份档案，不够可随时自定义添加；

 

3）支持客户资料表的导入功能，上千客户瞬间完成，无须在系统中重复建立客户资料；

 

4）参展前批量客户邀请函发送功能，变“被动坐等客户”为“主动邀请客户” 大大提高展会参展效果；

 

 

5）客户头像转移功能，方便管理者轻松实现业务人员间的客户分配和资料交接工作；

 

6） 强大的数据检索功能，确保任意客人数秒钟即可搜索定位，无须名片找寻；

 

7） 系统权限多级管理设置，确保客户信息不被越级、越部门掌握；

 

8）可实时了解业务人员客户开发进度和质量，有效量化绩效考核；

 

9）新客户来源途径和分布统计，帮助公司合理规划市场广告经费的投放，避免隐性浪费；

 

2.邮件管理

富通天下”为外贸行业特定开发的“基于客户端的数据库邮件系统”，因其7年来在外贸界的巨大影响力，使其成为同行倾慕、竞 相效仿的专业级外贸邮件管理工具；

1）可设置收发任何类型的邮箱邮件（包括gmail、hotmail、yahoo等），集中管理全公司海量邮件。上百人使用，表现依然稳定可靠；

 

2）支持outlook、foxmail、the bat等所有其他收发工具的邮件快速导入，即使是每人几个G的邮件量，工具转换1天完成，确保业务顺畅 运行；

 

3）可以满足企业对邮件收发的个性化管理需求：全公司一个邮箱、每人一个或多个邮箱、邮件收发后多规则自动或手动归并、邮件发送自动抄送暗送、发送邮件地址智能选择、邮件接收后的分级传递、新客户邮件多规则分配、邮件一次收取多人自动分发、特殊邮件至指定人员、新老客户邮件自动识别处理、重要邮件自动回复提醒等等，邮件管理得心应手；

 

4）对设定时间内（比如3个月）未有邮件联络的潜在客户、新客户，系统会自动生成报告提醒相关人员跟踪服务；

5）系统提供强大的邮件自动群发功能，群发不是漫无目的，系统可按设定的多条件搜索生成群发名单，发出时每封邮件的抬头、称呼都是针对每位客人的，让客人有种被尊重的感受邮件撰写时可以与公司产品库相连，方便随时从产品库中选取产品发送客人，产品资料图文并茂显示在邮件正文，无须大量邮件附件,方便客人阅读；

 

6）相关报价、跟单等邮件可直接关联合同记录，看某个记录即可了解全部相关往来邮件，大大提高沟通和处理效率；

 

7）对邮件的阅读和撰写，系统提供10种外语的在线对照翻译功能，确保业务沟通即时顺畅；配备定制的“邮件防水墙”设备，更可有效抵御垃圾邮件侵扰、管理网上加密邮件发送；

 

3.样品管理

1）针对公司业务可建立起完整的电子化产品资料库，所有产品资料以标准格式存放在数据库中，一劳永逸随时取用；

 

2）每种产品可配多张清晰图片、几十项参数说明，确保客户对产品信息全面掌握；

 

3）针对公司不同经营产品类别，系统提供行业产品参数自定义功能，可以实现不同大类产品在“富通天下”一个系统中存放，格式互不干扰；

 

4）可针对公司、工厂、客户等不同的编码快速查询产品，也支持条形码输入查询；

 

5）提供产品资料数据（特别是对应产品图片）的导入功能，成百上千产品无需重新输入，即可生成系统产品库记录；

 

6）针对辅料、礼品、小五金等行业，产品库支持同型号、多规格资料集中存放模式，不需要每个规格以独立形式存放，避免了混乱和低效；

 

7）产品资料的历史功能，详细记录了该产品的询价、报价、销售、采购等历史情况，提供给有权限人员查看

 

8）提供样品库样品登记、领样、退样管理，样品数量自动增减、货位存放情况一目了然；

 

4.文件管理

1）将原先分散存放于个人电脑中的文件，统一存放到公司服务器中，进行集中管理；

 

2）客户相关文件存放在客户名下，找到一个客户就可了解到与客户相关的所有文件；

 

3）系统支持Windows文件管理器的常规文件操作：目录转移、目录树结构、文件复制粘贴，等等；

 

4）管理员可以自由定义每位用户可存放的文件类型、文件大小和删除修改权限；

 

5）文件共享采用指定人员共享方式，无须像以往要记忆大量共享电脑密码，被指定的人员可直接打开文件，方便查看；

 

6）对Word、Excel等应用文件，系统采用独特的即建即存模式，在系统中可直接打开新建，退出直接保存在系统指定目录，无须在系统外生成文件再导入；

 

5.消息管理

1）系统提供强大的手机短信发送功能（“富通天下”有合法的106短信服务号码），对老客户可以进行节假日的群发问候。对公司内部人员不在系统现场时，可进行即时审批、汇报交流的手机短信发送；

 

2）提供公司公告板功能，可针对全公司发布会议、事务性的公告信息；

 

3）系统提供员工交流的即时通讯平台，方便员工进行业务上一对一、一对多的沟通，功能类似QQ；

 

4）系统提供个人日程安排和行事计划功能，方便有序管理时间。管理员也可在此进行任务的委派，并可设置提醒时间避免工作延误；

 

5）所有消息可直接邮件转发，对所有消息内容可进行模糊查询，方便回顾；

 

6）客户来访、会谈纪要等内容，可以以消息形式存放在客户名下，方便了解相关事件；

 

7）系统提供多种消息自定义提醒功能，可根据需要自由设置：客户冲突提醒、客户不联系提醒、邮件不跟踪提醒、出口备货到期提醒、未收汇提醒、信用证到期提醒等等，一旦触发及时通告相关人员，方便及时掌握和了解业务动向；

 

8）系统可以通过设置，全面记录与客人、公司人员msn业务交流的内容，分别存放各自名下，方便回顾查询；

 

作者：富通天下

外贸软件知名企业, 系统化集合外贸营销推广平台 ，全面系统地解决外贸企业管理与营销难题。

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